Gewerbemiete nicht bezahlt: Rückstände und Einwände prüfen

Ein Mietkonto sollte für jeden Monat zeigen, was geschuldet und was eingegangen ist. Grundmiete, Nebenkosten und gegebenenfalls Umsatzsteuer bleiben als eigene Positionen sichtbar. Ein pauschaler Rückstand kann sonst Zahlungen verdecken, die zwar eingegangen sind, aber einem anderen Monat oder einer anderen Forderungsart zugeordnet wurden.

Die Verwaltung klärt den Vertragsstand, während die Buchhaltung das Mietkonto bestätigt. Nachträge, eine geänderte Miethöhe oder ein Wechsel des Vertragspartners müssen beiden Stellen vorliegen. Ein Ansprechpartner hält die offenen Fragen zusammen, damit die gleiche Miete nicht aus unterschiedlichen Ablagen verschieden berechnet wird.

• Gewerbemietvertrag und Nachträge
• Mietkonto mit Soll- und Ist-Buchungen
• Nebenkosten- und Umsatzsteuerunterlagen
• Minderungs-, Aufrechnungs- oder Mängelanzeigen
• Mahnungen, Zusagen und Sicherheiten

Stellen Sie den unterschriebenen Gewerbemietvertrag neben die geltenden Nachträge. Das Mietkonto enthält Soll- und Ist-Beträge mit Datum und Zuordnung. Bei einer streitigen Nebenkostenposition gehören die betreffende Abrechnung und die bisherige Korrespondenz zum Fall, statt nur in einer Gesamtsumme aufzugehen.

Der im Vertrag vereinbarte Zahlungstermin ist vom aktuellen Rückstand zu trennen. Prüfen Sie, welche Beträge zu welchem Termin fällig waren und ob die Voraussetzungen des Verzugs erfüllt sind. Sonderfragen zu Nebenkosten oder Vertragsänderungen werden nicht durch die übliche Fälligkeit der laufenden Miete beantwortet.

Etwaige Zinsen werden aus dem geprüften Mietkonto abgeleitet. Nachträgliche Zahlungen oder eine berichtigte Abrechnung müssen im Betrag und Zeitraum berücksichtigt sein. Dass Räume gewerblich genutzt werden, ersetzt dabei nicht die Prüfung der für die Parteien und den konkreten Anspruch geltenden Verzugsfolgen.

Ordnen Sie eine Mängelanzeige dem betroffenen Zeitraum und den geltend gemachten Beträgen zu. Bei Aufrechnung oder behaupteter Minderung werden die Erklärung des Mieters und die vorhandenen Belege dokumentiert. Die Verwaltung hält fest, welche Position noch streitig ist und welche Frage individuell geprüft werden muss.

Eine Erwiderung sollte die konkrete Mietposition und den dazu passenden Vertrags- oder Abrechnungsbeleg nennen. Werden Buchungen berichtigt, erhält der Mieter eine nachvollziehbare Aufstellung. Eine allgemeine Zahlungsaufforderung ohne Bezug zur vorliegenden Mängelanzeige bringt die Klärung regelmäßig nicht voran.

Halten Sie eine Zusage mit dem Monat und der Forderungsart fest, auf die sie sich bezieht. Bei mehreren Mietobjekten ist zusätzlich der Objektbezug nötig. Telefonisch besprochene Termine werden so notiert, dass Verwaltung und Buchhaltung dieselbe Vereinbarung überwachen können.

Ein Zahlungsplan für alte Mietrückstände sollte den Rückstand von der laufenden Miete unterscheiden. Die Buchhaltung prüft zu den vereinbarten Terminen, welcher Betrag auf welche Position einging. Ob weitere mietrechtliche Schritte erforderlich sind, wird gesondert anhand des Vertrags und des konkreten Verlaufs entschieden.

Die Freigabe zur weiteren Bearbeitung enthält ein aktualisiertes Mietkonto und den derzeitigen Stand der Einwände. Kaution oder sonstige Sicherheiten werden als eigener Sachverhalt benannt. Ein rechnerischer Saldo darf nicht stillschweigend mit einer bereits zulässigen Verwertung solcher Sicherheiten gleichgesetzt werden.

Für den einzelnen Mietfall werden diese Kerndaten eindeutig benannt:

• vollständige Bezeichnung und Anschrift des Schuldners
• Anspruchsgrund und Vertrag
• Rechnung, Fälligkeit und offener Betrag
• Leistungs-, Liefer- oder Abnahmenachweise
• Mahnungen, Einwendungen und Zahlungszusagen
• Teilzahlungen, Gutschriften und aktueller Saldo

Übergeben Sie Fortis die Forderungsaufstellung nach Monaten und die dazu gehörenden Vertragsunterlagen. Eine kurze Erläuterung beschreibt Nachträge, Teilzahlungen und bekannte Streitpunkte. So kann der außergerichtliche Einzug an den belegten Rückstand anknüpfen und muss nicht zuerst ein unaufgeschlüsseltes Mietkonto rekonstruieren.

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• Offene Posten trotz Zahlungseingang
• Ausstehende B2B-Forderungen
• Ausstehende Forderungen beweissicher dokumentieren

Die vollständige Mietakte zeigt den Verlauf vom vereinbarten Betrag bis zum heutigen Rest. Sie benennt auch offene Prüfungen zu Mängeln, Nebenkosten oder Gegenforderungen. Dadurch bleibt klar, welcher Teil zur weiteren Bearbeitung freigegeben wurde und welche Frage noch bei der Verwaltung liegt.

Nach der Abgabe wird jeder neue Eingang zur Mietforderung gemeldet. Ein fester Kontakt in der Verwaltung kann fehlende Nachträge oder Kontoauszüge nachreichen. Das verhindert, dass laufende Mietzahlungen und die Bearbeitung älterer Rückstände nebeneinander auf unterschiedlichen Salden beruhen.