Ausstehende B2B-Forderungen: Zinsen, Pauschale und Schäden richtig berechnen

Nebenforderungen setzen eine belastbare Hauptforderung voraus. Vertrag, Leistung, Rechnung und Fälligkeit müssen feststehen. Nach § 286 BGB tritt Verzug grundsätzlich nach Mahnung ein, kann unter gesetzlichen Voraussetzungen aber auch ohne Mahnung entstehen, etwa bei einer kalendermäßig bestimmten Leistungszeit.

Bei Entgeltforderungen gegen Nichtverbraucher kann Verzug unter den Voraussetzungen des § 286 Absatz 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung eintreten. Unklarer Rechnungszugang oder streitige Leistung verhindern eine sichere Automatik. Deshalb sollte der Verzugsbeginn mit Begründung im Forderungskonto stehen.

Nach § 288 Absatz 2 BGB liegt der gesetzliche Verzugszinssatz bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucher neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Weil sich der Basiszinssatz jeweils zum 1. Januar und 1. Juli ändern kann, muss eine Zinsberechnung längere Zeiträume aufteilen.

Berechnet wird auf die offene Hauptforderung. Teilzahlungen, Gutschriften und Stornos verändern den Saldo ab ihrem jeweiligen Wertstellungs- oder Zuordnungszeitpunkt. Ein sauberer Zinsnachweis zeigt Zeitraum, Basiszinssatz, Aufschlag, Hauptbetrag und Ergebnis. Ein statischer Prozentsatz im Text oder ERP ist fehleranfällig.

§ 288 Absatz 5 BGB gibt dem Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug einen Anspruch auf 40 Euro, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Das gilt auch bei Abschlags- oder Ratenzahlungen. Die Pauschale ist auf geschuldeten Schadensersatz für Kosten der Rechtsverfolgung anzurechnen.

Die Pauschale sollte nicht automatisch mehrfach pro Kundenkonto angesetzt werden, ohne die einzelne Entgeltforderung und den gesetzlichen Zusammenhang zu prüfen. Auch darf sie nicht zusätzlich zu denselben bereits vollständig ersetzten Verfolgungskosten verlangt werden. Das Forderungskonto muss erkennen lassen, wofür sie berechnet wird.

Ein weitergehender Schaden ist nach § 288 Absatz 4 BGB nicht ausgeschlossen. In Betracht kommen beispielsweise erforderliche Kosten einer zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder ein konkret nachgewiesener Finanzierungsschaden. Der Schaden muss durch den Verzug verursacht, erforderlich und nachvollziehbar sein.

Interne Arbeitszeit ist nicht automatisch in jeder Höhe ersatzfähig. Auch pauschale Verwaltungskosten ohne Nachweis sind problematisch. Unternehmen sollten Schaden, Ursache und Beleg getrennt dokumentieren und Anrechnungen beachten. Doppelte Positionen schwächen die gesamte Abrechnung.

Vertraglich können andere Zinsen oder Kosten vereinbart sein. Eine Klausel muss jedoch wirksam einbezogen und inhaltlich zulässig sein. Höhere vertragliche Zinsen ersetzen nicht die Prüfung von Fälligkeit und Verzug. Bei Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten zusätzliche Grenzen.

Für die Praxis ist eine Quellenhierarchie sinnvoll: zuerst Vertrag und individuelle Vereinbarung, dann gesetzliche Regelung, anschließend nachgewiesener Schaden. Das verhindert, dass mehrere Modelle unkontrolliert addiert werden.

Eine Rechnung über 5.000 Euro ist fällig und der Geschäftskunde gerät nachweislich in Verzug. Nach einer Teilzahlung von 2.000 Euro laufen Zinsen ab diesem Zeitpunkt nur noch auf 3.000 Euro weiter. Ändert sich während des Zeitraums der Basiszinssatz, wird der Zinslauf geteilt. Die 40-Euro-Pauschale und weitere Kosten erscheinen als eigene Positionen mit Rechtsgrund und möglicher Anrechnung.

Das Beispiel zeigt die Methode, nicht das Ergebnis für jeden Fall. Ohne genaue Daten zu Fälligkeit, Verzug, Zahlungen und Vertragsklauseln ist keine belastbare Berechnung möglich.

Fortis führt den ersten außergerichtlichen Einzugsversuch für Gläubiger kostenlos durch. Wird vollständig gezahlt, erhält der Gläubiger 100 Prozent der Hauptforderung; bleibt der Versuch erfolglos, berechnet Fortis dafür keine Vergütung. Ob weitere Kosten oder ein gerichtlicher Schritt sinnvoll sind, wird vorab anhand des Falls abgestimmt.

Übergeben Sie neben Rechnung und Vertrag auch den exakten Zahlungsverlauf. Nur mit Fälligkeit, Verzugsbeginn, Teilzahlungen und aktuellem Saldo lassen sich Hauptforderung und Nebenforderungen transparent bearbeiten.

Der Beitrag erläutert gesetzliche Grundregeln für deutsche B2B-Fälle. Vertragsklauseln, Kundeneigenschaft, Schaden und Anrechnung sind im Einzelfall zu prüfen.