Leasingrate nicht bezahlt: Raten und Schlussabrechnung prüfen

Eine nicht bezahlte Leasingrate betrifft einen bestimmten Zeitraum des laufenden Vertrags. Eine Schlussabrechnung entsteht dagegen aus den Positionen, die am Vertragsende abzurechnen sind. Legen Sie für beide Bereiche getrennte Aufstellungen an. So bleibt sichtbar, ob eine Monatsrate fehlt oder ob der Leasingnehmer eine Berechnung nach der Rückgabe beanstandet.

Zu jeder offenen Rate gehören Vertragsnummer, Abrechnungsmonat, Sollbetrag und zugeordnete Zahlung. Bei einer Rücklastschrift wird zusätzlich der weitere Verlauf dokumentiert: Wurde erneut eingezogen, überwiesen oder eine Gutschrift erteilt? Eine technische Meldung aus dem Zahlungsverkehr sollte nicht ohne Abgleich mit dem Ratenkonto als endgültiger Rückstand behandelt werden.

• Leasingvertrag und Zahlungsplan
• Ratenkonto und Mahnverlauf
• Kündigung oder reguläres Vertragsende
• Rückgabe- und Zustandsprotokoll
• Mehrkilometer, Schäden, Verwertung und Schlussabrechnung

Der Vertrag und sein Zahlungsplan bilden den Ausgangspunkt für die Ratenübersicht. Für die Schlussabrechnung kommen je nach Vorgang Vertragsende, Rückgabeprotokoll und Bewertungsunterlagen hinzu. Ordnen Sie die Berechnung diesen Dokumenten zu. Änderungen an der Vertragslaufzeit oder bereits erteilte Gutschriften müssen in der verwendeten Fassung erkennbar sein.

Prüfen Sie die Fälligkeit jeder verlangten Position anhand des Vertrags und der anwendbaren Regeln. Der Termin für laufende Raten lässt sich nicht ohne Weiteres auf eine spätere Schlussforderung übertragen. Ebenso folgt aus einer ausgebliebenen Monatsrate nicht automatisch, dass sämtliche künftigen Raten sofort verlangt werden können. Weitergehende Ansprüche benötigen eine gesonderte Prüfung.

Beim Mahnverlauf wird festgehalten, welche Rate oder Schlussposition mit welchem offenen Betrag angefordert wurde. Ob die Voraussetzungen des Verzugs vorliegen, ist davon getrennt zu beurteilen. Nennen Sie in der Zahlungsaufforderung die betroffenen Zeiträume. Eine nicht erläuterte Gesamtsumme aus alten Raten und Rückgabepositionen macht Rückfragen wahrscheinlicher.

Bei Mehrkilometern werden die vertragliche Grundlage, die berücksichtigte Laufleistung und der Rechenweg gegenübergestellt. Bei streitigem Fahrzeugzustand helfen Rückgabeprotokoll und die zugehörige Bewertung. Ob eine konkrete Belastung berechtigt ist, muss anhand dieser Grundlagen geprüft werden. Ein Vermerk wie Schaden laut Rückgabe ersetzt die Erklärung einer einzelnen Forderungsposition nicht.

Auch angerechnete Zahlungen oder Erlöse müssen sich aus der Abrechnung nachvollziehen lassen. Wird beispielsweise auf eine Versicherungsleistung verwiesen, prüfen Sie deren Zuordnung zum konkreten Vorgang. Halten Sie fest, ob und wie sie bereits berücksichtigt wurde. Korrigierte Bewertungen werden als neue Fassung abgelegt, ohne die vorherige Berechnung unkenntlich zu machen.

Bei einem laufenden Vertrag sollte eine Zahlungszusage den betroffenen Rückstand benennen. Wird eine ältere Rate später beglichen, bleibt erkennbar, welche regulären Raten inzwischen zusätzlich fällig geworden sind. Vertragsbetreuung und Buchhaltung benötigen dafür denselben Stand. Unterschiedliche Aufstellungen können sonst zu einer Erinnerung führen, obwohl die angesprochene Monatsrate schon bezahlt wurde.

Eine Ratenvereinbarung zur offenen Schlussabrechnung wird getrennt vom ursprünglichen Zahlungsplan aufbewahrt. Dokumentieren Sie vereinbarte Termine und eingegangene Beträge auf diesem Vorgang. Falls noch eine Bewertung oder Gutschrift aussteht, ist das ausdrücklich zu vermerken. Eine vorläufige Summe darf nicht unbemerkt zur Grundlage späterer Erinnerungen werden.

Vor der Übergabe an Fortis werden Ratenkonto und Schlussaufstellung auf denselben Stichtag gebracht. Fügen Sie laufende Einwände und die jeweils letzte Antwort bei. Ist nur eine bestimmte Rückgabeposition strittig, kennzeichnen Sie diesen Zusammenhang. So ist erkennbar, welcher Teil belegt ist und welche Frage weiterhin eine fachliche Entscheidung verlangt.

Diese Angaben erleichtern die Zuordnung der Leasingunterlagen und des aktuellen Rückstands:

• vollständige Bezeichnung und Anschrift des Schuldners
• Anspruchsgrund und Vertrag
• Rechnung, Fälligkeit und offener Betrag
• Leistungs-, Liefer- oder Abnahmenachweise
• Mahnungen, Einwendungen und Zahlungszusagen
• Teilzahlungen, Gutschriften und aktueller Saldo

Übermitteln Sie neben Vertrag und Zahlungsübersicht die für die verlangten Schlusspositionen benötigten Nachweise. Fortis soll aus der Akte erkennen können, ob die offene Forderung aus Raten, Mehrkilometern oder anderen Abrechnungsbestandteilen stammt. Ergänzen Sie Korrekturen und zwischenzeitliche Eingänge, damit die außergerichtliche Bearbeitung auf einem aktuellen Stand beginnt.

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Für die interne Kontrolle lohnt sich ein Abgleich zwischen Vertragsende, Rückgabe und abschließender Buchung. Fehlt beispielsweise eine noch erwartete Gutschrift, bleibt der Vorgang mit einer konkreten Zuständigkeit offen. Erst wenn die Abrechnung dazu passt, sollte er als vollständig geprüft gelten. Dadurch werden vorläufige Bewertungen nicht versehentlich als erledigte Klärung weitergegeben.

Eine verständliche Schlussakte zeigt für jede Position die Berechnungsgrundlage und den verbleibenden Betrag. Die Übersicht der laufenden Raten bleibt daneben erhalten. Diese Trennung erleichtert es, nach einer Rückfrage genau die betroffene Berechnung zu erklären und spätere Zahlungen richtig zuzuordnen.