IT-Projekt abgeschlossen, Rechnung offen: Anspruch und Abnahme prüfen

Prüfen Sie zuerst, was der Kunde tatsächlich bestellt hat: einen bestimmten Erfolg, laufende Unterstützung oder einzelne Leistungen nach Zeit. Ordnen Sie die Rechnungspositionen der vereinbarten Vergütung zu. Bei gemischten Projekten können Meilenstein, Abnahme und Stundennachweis unterschiedliche Rollen spielen; die Akte darf diese Grundlagen nicht miteinander vermischen.

Die Projektleitung erklärt den Leistungsstand, während die Buchhaltung den offenen Betrag bestätigt. Für Änderungen am Umfang sollte eine Person die Freigaben des Kunden zusammenstellen. Ein gemeinsamer Fallvermerk verhindert, dass technische Betreuung und Mahnwesen auf unterschiedlichen Versionen des Projekts aufbauen.

• Projektvertrag und Leistungsbeschreibung
• Pflichtenheft, Tickets und Change Requests
• Übergabe- und Abnahmeprotokolle
• Zeitnachweise bei Dienstleistungsanteilen
• Rechnung, Mahnungen und E-Mail-Verlauf

Verbinden Sie jede größere Rechnungsposition mit einem Abschnitt im Vertrag oder einem freigegebenen Nachtrag. Leistungsnachweise und Tickets erhalten eine nachvollziehbare Referenz. Eine Abnahmebestätigung wird mit Datum abgelegt; bei Zeitvergütung helfen die vereinbarten und dokumentierten Stunden. Die Unterlagen müssen dieselbe Projektfassung betreffen.

Bei einem Werkvertrag ist für die Fälligkeit grundsätzlich die Abnahme nach § 641 BGB bedeutsam. Für andere Leistungen und abweichende Abreden muss die vertragliche Grundlage gesondert geprüft werden. Erfassen Sie deshalb zuerst den maßgeblichen Termin und prüfen Sie anschließend, ob die Voraussetzungen für Verzug vorliegen.

Berechnen Sie Verzugsfolgen nur auf Grundlage des geprüften Teilbetrags. Wurden etwa Nachtragsstunden storniert oder bereits Abschläge gezahlt, darf nicht die ursprüngliche Rechnungssumme fortgeschrieben werden. Die Aufstellung trennt Hauptforderung, Zahlungen und Nebenforderungen; ein strittiger Projektteil wird sichtbar gekennzeichnet.

Eine Liste offener Bugs ist kein einheitlicher Einwand gegen jede Rechnung. Halten Sie fest, welches Ticket welchen vereinbarten Leistungsbestandteil betrifft und wie der Kunde den Mangel beschreibt. Nicht beauftragte Zusatzstunden oder spätere Änderungswünsche werden daneben als eigene Frage behandelt.

Die Antwort auf eine Beanstandung bezieht sich auf den vereinbarten Umfang und den jeweiligen Nachweis. Markieren Sie, welche Position nach Klärung bestehen bleibt und wo eine Korrektur erfolgt. Eine allgemeine Projektzusammenfassung ersetzt keine Antwort auf eine konkret bestrittene Stunde oder fehlende Funktion.

Schreiben Sie Zahlungszusagen zum betroffenen Projekt und zur passenden Rechnung. Ein neuer Go-live-Termin oder ein weiterer Supportkontakt darf nicht versehentlich als neue Zahlungsabrede behandelt werden. Der Fallverlauf sollte erkennen lassen, ob es um eine technische Lieferung, eine Freigabe oder einen Zahlungstermin ging.

Soll der Kunde in Teilbeträgen zahlen, werden Rechnung und Zahlungsplan verbunden. Abschläge und neue Rechnungen bleiben getrennt. Prüfen Sie zu jedem Termin den Eingang, damit eine Zahlung für ein anderes Projekt nicht den hier verfolgten Restbetrag scheinbar verändert.

Vor der externen Bearbeitung bestätigt die Projektleitung den dokumentierten Leistungsstand. Die Buchhaltung gleicht danach Abschläge, Nachträge und Gutschriften ab. Ein noch ungeklärtes Abnahmeproblem wird nicht aus der Fallübersicht entfernt, sondern mit der benötigten Rückmeldung und dem zuständigen Kontakt benannt.

Für einen nachvollziehbaren IT-Inkassofall werden diese Daten zusammengeführt:

• vollständige Bezeichnung und Anschrift des Schuldners
• Anspruchsgrund und Vertrag
• Rechnung, Fälligkeit und offener Betrag
• Leistungs-, Liefer- oder Abnahmenachweise
• Mahnungen, Einwendungen und Zahlungszusagen
• Teilzahlungen, Gutschriften und aktueller Saldo

Fortis benötigt eine kurze Darstellung, wie die konkrete Rechnung aus Vertrag und Projektverlauf entstanden ist. Stellen Sie den offenen Saldo neben die betreffenden Belege. Die Übergabe umfasst bekannte Einwände und die bisherige Antwort, damit der Vorgang auf dem tatsächlichen Stand weiterbearbeitet wird.

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• Ausstehende Forderungen aus Dienstleistungen

Fehlt eine Freigabe für Zusatzarbeit oder ist eine Abnahmefrage offen, beginnt der nächste Schritt bei der Projektakte. Sind Umfang, Vergütung und Saldo belegt, kann die weitere Forderungsbearbeitung freigegeben werden. Diese Entscheidung bleibt auch bei langen Projekten einer konkreten Rechnung zugeordnet.

Ein geordneter Übergang spart Rückfragen zwischen Entwicklung, Projektleitung und Buchhaltung. Halten Sie den Kontakt für Nachweise fest und melden Sie neue Zahlungen zur Fallnummer. So läuft die technische Betreuung auf einer klaren Informationsgrundlage neben der weiteren Zahlungsbearbeitung.