Rechnung wird nicht bezahlt von einem Geschäftskunden: B2B-Rechte im Überblick

Ausgangspunkt ist der Verzug. Nach § 286 BGB tritt er durch Mahnung ein, spätestens jedoch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; gegenüber Verbrauchern nur dann, wenn in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde.

Ab Verzugseintritt können Verzugszinsen berechnet werden: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun Prozentpunkte, wenn kein Verbraucher beteiligt ist. Im Geschäftsverkehr kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro in Betracht. Eine kurze Bestätigung des Rechnungseingangs durch den Kunden erspart später viele Diskussionen. Was an dieser Stelle sauber vorbereitet ist, verkürzt jede weitere Stufe des Verfahrens.

Zu prüfen sind Vertragsschluss, erbrachte Leistung, ordnungsgemäße Rechnung und Zahlungsziel. Erst wenn diese Kette lückenlos ist, greifen die Folgen des Verzugs. Gegenüber Verbrauchern kommt der Hinweis auf die 30-Tage-Folge hinzu.

Die Rechnung selbst muss die Pflichtangaben enthalten, damit sie prüffähig ist. Fehlerhafte Rechnungen liefern dem Schuldner ein bequemes Argument für Zurückhaltung. Bei wiederkehrenden Leistungen hilft eine einheitliche Rechnungsstruktur, Rückfragen von vornherein zu vermeiden. Praktisch übersetzt bedeutet das: B2B-Rechte im Überblick.

Die Berechnung erfolgt taggenau ab Verzugseintritt auf den offenen Betrag. Maßgeblich ist der jeweils geltende Basiszinssatz zuzüglich des gesetzlichen Aufschlags. Läuft der Verzug über einen Stichtag hinaus, wird der Zeitraum abschnittsweise gerechnet.

Teilzahlungen werden mit Datum erfasst und mindern den Zinsbetrag ab dem Tag des Eingangs. Ohne diese Zuordnung entstehen Differenzen, die später erklärt werden müssen. Bleibt eine Rechnung unbezahlt, ist der Nachweis über Zugang und Inhalt der Rechnung der erste Punkt, der geprüft wird. In der Praxis zahlt sich Verlässlichkeit schneller aus als Nachdruck.

Der häufigste Fehler ist Abwarten. Wer erst nach Monaten reagiert, verliert Informationen, Ansprechpartner und im Insolvenzfall auch Quote. Ebenso kritisch sind unbestimmte Fristen wie „umgehend“, ein fehlender Nachweis über den Zugang der Rechnung und Mahnungen ohne konkrete Betragsaufstellung. Standardisierung senkt den Aufwand hier deutlich stärker als zusätzliche Kontrolle.

Auch die Verjährung wird oft unterschätzt: Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wer das übersieht, verliert durchsetzbare Forderungen ohne Not. Unbezahlte Rechnungen haben oft eine formale Ursache – fehlende Bestellnummer, falscher Empfänger oder unklare Leistungsbeschreibung. Bezogen auf dieses Thema heißt das: B2B-Rechte im Überblick.

Die praktische Folge ist ein verändertes Zahlungsverhalten. Kunden, die wissen, dass Fristen überwacht und Verzugsfolgen berechnet werden, zahlen im Durchschnitt früher – auch ohne dass es zum Streit kommt.

Bei laufenden Kundenbeziehungen empfiehlt sich eine klare, aber sachliche Kommunikation der Konsequenzen. Transparenz vor der Fälligkeit ist wirksamer als Nachdruck danach. Je genauer die Rechnung die erbrachte Leistung beschreibt, desto schwerer lässt sich die Zahlung mit Rückfragen verzögern. Ein kurzer Vermerk im System ersetzt jede spätere Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.