Honorarrechnung nicht bezahlt: Ansprüche belegen und nächste Schritte planen

Bei einer unbezahlten Honorarrechnung beginnt die Prüfung beim angenommenen Angebot. Welche Person oder Gesellschaft hat welche Arbeit zu welchem Preis beauftragt? Eine Rechnung bezeichnet den verlangten Betrag, ersetzt aber nicht den Nachweis dieser Vereinbarung. Auch bei einer kurzen Beauftragung per E-Mail muss erkennbar bleiben, auf welche Angebotsfassung sich die Zusage bezieht.

Notieren Sie zunächst die Punkte, über die tatsächlich Uneinigkeit besteht. Ein Kunde kann beispielsweise den vereinbarten Stundensatz anerkennen, aber zusätzliche Stunden bestreiten. Dann braucht die Klärung einen Bezug zu den betroffenen Arbeiten und zum Budget. Eine pauschale Diskussion über die gesamte Geschäftsbeziehung erschwert die Bearbeitung des offenen Honorars.

• Auftrag, Angebot oder E-Mail-Vereinbarung
• Vergütung, Stundensatz oder Pauschale
• Zeit-, Liefer- und Leistungsnachweise
• Feedback, Freigabe oder Abnahme
• Rechnung, Mahnung und Kundeneinwendungen

Bei Zeitvergütung werden Datum, Tätigkeit, Projekt und abrechenbare Dauer den vereinbarten Konditionen zugeordnet. Bei einer Pauschale stehen der zugesagte Leistungsumfang und die abgegebene Arbeit im Mittelpunkt. Enthält die Rechnung beides, sollten die Positionen getrennt erklärt werden. Freigaben, Versionen und Änderungswünsche ergänzen die Nachweise; eine Sammlung unbeschrifteter Dateien macht den Zusammenhang dagegen schwer erkennbar.

Der Zeitpunkt der Vergütung hängt auch vom Vertragstyp ab. Bei einem Werkvertrag kann die Abnahme für die Fälligkeit maßgeblich sein; bei Dienstleistungen gelten andere Regeln. Prüfen Sie deshalb zuerst den Vertrag und die dazugehörige Zahlungsabrede. Die Annahme, jede Honorarrechnung werde allein durch ihre Ausstellung sofort fällig, ist keine verlässliche Grundlage für weitere Schritte.

Für eine Mahnung werden das maßgebliche Zahlungsziel, die Abrechnung und deren Übermittlung festgehalten. Ob Verzug bereits eingetreten ist, richtet sich nach den Voraussetzungen des § 286 BGB. Halten Sie diese Prüfung von der fachlichen Freigabe der Arbeit getrennt: Eine ausgebliebene Zahlung und eine noch ungeklärte Abnahme sind unterschiedliche Bearbeitungsanlässe.

Bei Zusatzarbeiten ist besonders wichtig, wer die Änderung angestoßen und freigegeben hat. Ordnen Sie beispielsweise einen neuen Entwurf, einen weiteren Beratungstermin oder eine zusätzliche Auswertung der entsprechenden Nachricht zu. Wurde über die Vergütung der Erweiterung nicht eindeutig gesprochen, kennzeichnen Sie diese Lücke, statt die Zusatzposition ohne Erläuterung in den nächsten Mahnlauf zu übernehmen.

Ein Budgeteinwand wird mit Angebot, Zwischenständen und etwaigen Warnungen vor Mehrarbeit abgeglichen. Erstellen Sie dazu eine kurze Gegenüberstellung der beauftragten und abgerechneten Leistungen. Ergibt sich ein Abrechnungsfehler, ist die betroffene Position zu berichtigen. Bleibt ein Streit bestehen, sollten Begründung und Belege zusammen verfügbar sein, damit der Fall fachlich eingeordnet werden kann.

Bei mehreren Projekten mit demselben Kunden nennt jede Zahlungsabsprache die betroffene Rechnungsnummer und den aktuellen offenen Betrag. So wird eine Zusage zur ältesten Honorarrechnung nicht versehentlich als Vereinbarung über ein neues Projekt verstanden. Fassen Sie telefonische Absprachen anschließend schriftlich zusammen und halten Sie fest, wer für die Rückmeldung zuständig ist.

Wird eine Ratenvereinbarung getroffen, bleiben ursprüngliche Rechnung, Ratenplan und tatsächliche Eingänge als getrennte Nachweise erhalten. Vermerken Sie, welche Beträge bereits berücksichtigt wurden und ob weitere Rechnungen außerhalb der Vereinbarung liegen. Vor einer Erinnerung an eine ausgebliebene Rate wird der Bankeingang geprüft; bereits verbuchte Zahlungen dürfen nicht nochmals angefordert werden.

Für die Entscheidung über Inkasso ist neben dem Saldo auch der Stand der Projektklärung relevant. Sind etwa die Stunden bestätigt, aber eine zusätzliche Pauschale weiterhin umstritten, muss das aus der Akte hervorgehen. Notieren Sie den letzten Kontakt und die dazugehörigen Anlagen. Damit lässt sich ein unbeantwortetes Zahlungsversprechen von einem noch offenen fachlichen Einwand unterscheiden.

Die folgende Übersicht hilft, die Unterlagen zur Honorarrechnung für eine Übergabe zu ordnen:

• vollständige Bezeichnung und Anschrift des Schuldners
• Anspruchsgrund und Vertrag
• Rechnung, Fälligkeit und offener Betrag
• Leistungs-, Liefer- oder Abnahmenachweise
• Mahnungen, Einwendungen und Zahlungszusagen
• Teilzahlungen, Gutschriften und aktueller Saldo

Fortis benötigt für die Prüfung eines Honoraranspruchs einen verständlichen Zusammenhang zwischen Beauftragung, geleisteter Arbeit und offener Abrechnung. Fügen Sie die maßgeblichen Freigaben und die aktuelle Korrespondenz bei. Markieren Sie, wenn eine Position auf einer nachträglichen Erweiterung beruht oder wenn der Kunde einen bestimmten Teil der Rechnung bestreitet.

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• Ausstehende Forderungen nach Teilzahlung
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• Rechnung wird nicht bezahlt

Aus wiederkehrenden Honorarstreitigkeiten lassen sich konkrete Änderungen für neue Aufträge ableiten. Fehlen regelmäßig Freigaben für Mehrarbeit, kann eine dokumentierte Zustimmung vor Beginn der Zusatzleistung helfen. Werden Zeitnachweise zu spät besprochen, sind abgestimmte Zwischenstände eine Möglichkeit. Die passende Verbesserung richtet sich nach der tatsächlichen Ursache des Rückstands.

Für den einzelnen offenen Fall sollte zum Abschluss der internen Prüfung klar sein, welche Leistung abgerechnet wurde, welche Belege dies tragen und welche Frage noch unbeantwortet ist. Mit dieser Projektübersicht können Selbstständige das weitere Vorgehen vorbereiten und Rückfragen zur Honorarrechnung gezielt beantworten.