Rechnung wird trotz Mahnung nicht bezahlt: Frist setzen und richtig eskalieren

Der Beitrag betrifft Forderungen deutscher Unternehmen gegen Schuldner in Deutschland, mit Schwerpunkt auf B2B-Rechnungen. Verbraucherforderungen, grenzüberschreitende Fälle sowie US- und Spanien-Inkasso bleiben getrennte Content-Bereiche. Die Hinweise beschreiben einen allgemeinen Arbeitsablauf und ersetzen keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

§ 286 Abs. 1 BGB knüpft den Verzug grundsätzlich an eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit. Das Gesetz verlangt keine allgemeine Folge von drei Mahnungen. In bestimmten Fällen ist eine Mahnung sogar entbehrlich, etwa wenn für die Leistung ein kalendermäßig bestimmter Termin vereinbart wurde oder der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.

Bei Entgeltforderungen kann außerdem die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB relevant sein. Gegenüber Verbrauchern greift sie nur, wenn die Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Folge hinweist. Für jeden Fall bleibt zu prüfen, ob der Schuldner die Nichtleistung zu vertreten hat. Eine bloße Kennzeichnung im ERP-System ersetzt diese Prüfung nicht.

Ist Verzug bereits eingetreten, beginnt er nicht durch jede weitere Mahnung neu. Eine Schlussfrist kann trotzdem kaufmännisch sinnvoll sein: Sie beendet den internen Mahnweg, gibt einen eindeutig belegbaren letzten Zahlungstermin vor und kündigt nur den Schritt an, der anschließend auch umgesetzt wird.

Bevor eine weitere Zahlungsaufforderung versandt oder der Fall übergeben wird, sollte die Akte einmal vollständig gegen den aktuellen Kontostand geprüft werden:

Vertragspartner: Stimmen Firmenname, Rechtsform, Anschrift und gegebenenfalls Vertretungsberechtigte?

Anspruch und Leistung: Passen Bestellung, Vertrag, Lieferung, Abnahme oder Leistungsnachweis zur Rechnung?

Fälligkeit und Zugang: Wann wurde die Forderung fällig und wie sind Rechnung sowie Mahnung nachweisbar zugegangen?

Saldo: Sind Zahlungen, Teilzahlungen, Gutschriften, Retouren, Aufrechnungen und Stornos vollständig berücksichtigt?

Einwände: Liegen Reklamationen, Mängelbehauptungen oder andere Gegenrechte vor, die noch nicht geprüft wurden?

Risiken: Gibt es Hinweise auf Insolvenz, Verjährung, falsche Zuständigkeit oder einen ausländischen Schuldner?

Fehlt einer dieser Punkte, braucht der Vorgang einen Bearbeiter und eine konkrete Klärungsfrist. Ein offener Buchungssaldo allein ist noch keine einziehungsreife Forderung.

Das Gesetz gibt für eine kaufmännische Schlussfrist keine pauschale Zahl von Tagen vor. Ihre Angemessenheit hängt unter anderem von Forderung, bisherigem Verlauf, Übermittlungsweg und erforderlicher Reaktionszeit ab. Praktisch klarer als „innerhalb von sieben Tagen“ ist ein konkretes Kalenderdatum. Versand- und Banklaufzeiten sollten realistisch berücksichtigt werden.

Eine belastbare letzte Zahlungsaufforderung enthält:

• Gläubiger, Schuldner, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
• aktuelle Hauptforderung sowie getrennt ausgewiesene zulässige Zinsen und Kosten,
• bereits verbuchte Zahlungen und Gutschriften,
• ein konkretes Zahlungsdatum und die richtige Bankverbindung,
• einen Ansprechpartner und einen Kanal für belegte Einwände,
• die sachliche Ankündigung des tatsächlich vorgesehenen nächsten Schritts.

Musterkern: „Zu Rechnung [Nummer] ist nach Berücksichtigung der bisher verbuchten Zahlungen und Gutschriften noch ein Betrag von [Betrag] offen. Bitte zahlen Sie bis spätestens [Datum] auf [Bankverbindung] oder teilen Sie uns bis dahin einen konkreten, belegten Einwand mit. Nach fruchtlosem Fristablauf geben wir die Forderung zur weiteren Bearbeitung ab.“ Der Text muss an Vertrag, Forderungsart und tatsächliche Absicht angepasst werden.

Eine weitere Standardschleife kostet Zeit, wenn die Sachlage bereits eindeutig ist. Eine sofortige Übergabe oder rechtliche Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn der Schuldner die Zahlung endgültig verweigert, wiederholt Zusagen nicht einhält, ein hoher Betrag betroffen ist, die Verjährung näher rückt oder belastbare Krisen- beziehungsweise Insolvenzsignale vorliegen.

Bei einem konkreten Insolvenzverdacht sollte das amtliche Portal der Insolvenzbekanntmachungen geprüft werden. Ist ein Insolvenzverfahren eröffnet, darf der normale Mahn- oder Inkassoweg nicht ungeprüft fortgesetzt werden; dann sind insbesondere Forderungsanmeldung, Fristen und insolvenzrechtliche Wirkungen gesondert zu beurteilen.

Der ausführliche Vergleich zwischen Inkasso, Mahnbescheid und Klage bleibt im eigenen Fortis-Beitrag „Inkasso oder Mahnbescheid“ gebündelt. Dieser Artikel endet bewusst an der Übergabeentscheidung, damit beide Seiten nicht dieselbe Suchintention doppelt behandeln.

Verzugsfolgen setzen einen belastbaren Verzugsbeginn voraus. § 288 BGB unterscheidet bei der Zinshöhe zwischen Rechtsgeschäften mit und ohne Verbraucherbeteiligung. Die dort geregelte 40-Euro-Pauschale betrifft Entgeltforderungen, bei denen der Schuldner kein Verbraucher ist; sie ist außerdem auf geschuldete Rechtsverfolgungskosten anzurechnen. Zinsen, Pauschale und sonstige Kosten dürfen deshalb nicht ungeprüft aus einer Vorlage übernommen werden.

Die Forderungsaufstellung sollte Hauptforderung, Zahlungen, Gutschriften, Zinszeiträume und Kosten getrennt zeigen. Wird nach der Mahnung gezahlt oder eine Gutschrift erteilt, muss der übergebene Saldo sofort aktualisiert werden.

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre; ihr Beginn richtet sich regelmäßig nach § 199 BGB. Abweichende Fristen und besondere Sachverhalte können zu einem anderen Ergebnis führen. Entscheidend für diesen Prozess ist: Eine weitere Mahnung und auch die bloße Inkassobeauftragung hemmen die Verjährung nicht automatisch.

§ 204 BGB nennt Maßnahmen der Rechtsverfolgung, die eine Hemmung auslösen können, darunter die Klage und die Zustellung eines Mahnbescheids. Verjährungsnahe Fälle benötigen deshalb frühzeitig eine qualifizierte Prüfung. Eine am Jahresende versandte „letzte Mahnung“ ist kein sicherer Ersatz für eine rechtzeitig wirksame Maßnahme.

Für die nächste Bearbeitungsstufe sollte eine kompakte, chronologische Akte vorliegen:

• Vertrag, Bestellung und Stammdaten des richtigen Schuldners,
• Rechnung sowie Leistungs-, Liefer- oder Abnahmenachweis,
• aktuelle Forderungsaufstellung mit allen Buchungen,
• Mahnung, Zustell- oder Versandnachweis und Gesprächsnotizen,
• vollständige Einwände des Schuldners samt interner Bewertung,

Verjährungsprüfung, Insolvenzprüfung und freigegebener nächster Schritt.

Wird ein Inkassodienstleister beauftragt, sollte dessen Registrierung im Rechtsdienstleistungsregister nachvollziehbar sein. Seit 1. Januar 2025 wird die Plattform nach Angaben des Justizportals vom Bundesamt für Justiz betrieben.

Eine erfolglose Mahnung sollte den Vorgang aus der Wiederholungsschleife holen. Unternehmen prüfen noch einmal Anspruch, Fälligkeit, Saldo, Einwände und Risiken, setzen bei geeigneten Fällen eine eindeutige Schlussfrist und lösen danach den angekündigten Schritt aus. So bleibt die Kommunikation sachlich, die Akte belastbar und die Forderung wird nicht durch unnötige Wartezeit geschwächt.