Rechnung wird nicht bezahlt nach einer E-Rechnung: Format, Zugang und Fälligkeit prüfen

Seit 2025 ist eine E-Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist grundsätzlich nur eine sonstige Rechnung. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen. Für den Forderungseinzug ist nicht nur das Format relevant: Pflichtangaben, Leistung, Vertragspartner, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsbedingungen müssen inhaltlich richtig sein. Technische Validierung hilft, ersetzt aber keine zivilrechtliche Prüfung. Für die konkrete Fragestellung „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ wird diese Voraussetzung im Prüfvermerk ausdrücklich mit Datum und Belegstelle festgehalten.

Beim Thema „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ ist der Ausgangspunkt nicht die Mahnstufe, sondern ein verifizierter Sachverhalt. Der Prüfende dokumentiert Anspruchsgrund, Vertragspartner, Betrag, Fälligkeit, Zugang und bisherige Zahlungen, bevor eine rechtliche oder operative Schlussfolgerung gezogen wird. Bei „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ entscheidet dieser Kontrollpunkt darüber, ob der Standardprozess greift oder eine individuelle Klärung erforderlich ist.

Inländische Unternehmer müssen seit 2025 den Empfang einer E-Rechnung ermöglichen. Für die Ausstellung gelten Übergänge: Bis 2026 kann grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwendet werden; bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 EUR verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Die Übergänge dürfen nicht mit der Empfangspflicht verwechselt werden. Unternehmen sollten deshalb Eingangskanal, Validierung, Freigabe, Archivierung und Übergabe an Buchhaltung und Forderungsmanagement verbindlich festlegen. Im Zusammenhang mit „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ darf der Prozess erst weiterlaufen, wenn Verantwortlichkeit, Frist und Ausnahmeweg im System eindeutig gesetzt sind.

Die Regel sollte nicht nur im Handbuch stehen, sondern im System einen konkreten Auslöser, Bearbeiter, Termin und Eskalationsweg besitzen. So bleibt nachvollziehbar, warum der Fall bearbeitet, zurückgestellt oder weitergegeben wurde. Für „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ sollte die Qualitätskontrolle den Saldo und die zugrunde liegenden Buchungen nochmals gegen die Originalbelege abgleichen.

Für einen späteren Forderungseinzug sollten die strukturierte Originaldatei, eine lesbare Darstellung, Versand- oder Bereitstellungsnachweis, Prüfprotokoll, Leistungsbelege und Zahlungsbedingungen zusammen archiviert werden. Umsatzsteuerlich ist der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Eine fehlerhafte Rechnung sollte nachvollziehbar berichtigt und erneut übermittelt werden; die alte und neue Version bleiben mit Zeitstempel verknüpft. So lässt sich später erklären, welche Forderung wann und in welcher Fassung zugegangen ist. Bei „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ entscheidet dieser Kontrollpunkt darüber, ob der Standardprozess greift oder eine individuelle Klärung erforderlich ist.

Bei größeren Beständen wird die Regel einheitlich angewendet, ohne begründete Ausnahmen zu blockieren. Sinnvoll sind definierte Schwellenwerte, ein dokumentierter Ausnahmeweg und eine Stichprobenkontrolle, damit Automatisierung nicht zu sachlich falschen Maßnahmen führt. Das Ergebnis zu „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ wird mit aktuellem Saldo, nächstem Termin, Entscheidungsgrund und zuständiger Person dokumentiert. Wird eine Rechnung nicht bezahlt, ist vor jeder Eskalation zu prüfen, ob Betrag, Fälligkeit und Zugang belastbar belegt sind.

Ein falscher Rechnungsempfänger, Rechenfehler, fehlende Pflichtangabe oder doppelte Buchung sollte vor weiterer Mahnung geklärt werden. Die Korrektur muss erkennen lassen, welche Rechnung ersetzt oder berichtigt wird; Gutschriften und Neurechnungen sind eindeutig zu verknüpfen. Zugang und neue Fälligkeit richten sich nach Vertrag und Art des Fehlers und dürfen nicht pauschal angenommen werden. Bei angeblicher Doppelabrechnung sind Leistungszeitraum, Auftragsnummer, Rechnungspositionen und Zahlungen nebeneinanderzustellen. Erst der bereinigte Saldo gehört in den Inkassoprozess. Für „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ sollte die Qualitätskontrolle den Saldo und die zugrunde liegenden Buchungen nochmals gegen die Originalbelege abgleichen.

Ein häufiger Fehler ist, aus einem offenen Saldo unmittelbar auf Zahlungsverzug zu schließen. Zunächst werden Korrekturen, Gegenrechte und Zustellfragen geprüft; Berechnungen sind so zu dokumentieren, dass ein Dritter jeden Betrag und Zeitraum nachvollziehen kann. Für die konkrete Fragestellung „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ wird diese Voraussetzung im Prüfvermerk ausdrücklich mit Datum und Belegstelle festgehalten.

Eine digitale Inkassoübergabe sollte Stammdaten, Forderungsaufstellung, Vertrag, Rechnung, Leistungsnachweis, Mahnungen, Einwände, Zahlungen und aktuelle Kontaktinformationen enthalten. Jede Datei braucht eine eindeutige Zuordnung zur Forderung. Schnittstellen sind bei hohem Volumen sinnvoll; bei kleineren Beständen kann eine sauber definierte Excel- oder Portalübergabe genügen. Pflichtfelder, Dateiformate, Dublettenprüfung und Rückmeldestatus sollten vorab festgelegt werden. Sensible Daten gehören nur verschlüsselt und nach Rollenberechtigung in den Prozess. Das Ergebnis zu „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ wird mit aktuellem Saldo, nächstem Termin, Entscheidungsgrund und zuständiger Person dokumentiert.

Der Beitrag führt deshalb nicht zu einer pauschalen Standardmaßnahme, sondern zu einer prüfbaren Entscheidung. Sind Anspruch und Unterlagen geklärt, kann Fortis Inkasso GmbH & Co. KG den nächsten außergerichtlichen Schritt übernehmen; bei Einwänden ist zunächst die Rechtslage zu klären. Im Zusammenhang mit „Format, Zugang und Fälligkeit prüfen“ darf der Prozess erst weiterlaufen, wenn Verantwortlichkeit, Frist und Ausnahmeweg im System eindeutig gesetzt sind.