Wann lohnt sich Inkasso bei offenen Rechnungen?
Ob Inkasso sinnvoll ist, hängt neben dem offenen Betrag von Belegen, Einwänden und dem bisherigen Zahlungsablauf ab. Unternehmen sollten den erwarteten Aufwand mit den verfügbaren internen Kapazitäten vergleichen. Eine feste Anzahl erfolgloser Mahnungen beantwortet diese Frage nicht.
Forderung vor der Eskalation prüfen
Prüfen Sie zuerst, welche Arbeit der offene Fall intern noch auslöst. Fehlt ein Leistungsbeleg, muss dieser beschafft werden. Ist die Akte vollständig und bleibt eine Zahlungszusage unerfüllt, kann externe Bearbeitung organisatorisch entlasten.
Erfassen Sie für die Entscheidung den bisherigen Zeitaufwand und die noch offene Frage. Eine unbeantwortete Zahlungszusage braucht eine andere Bearbeitung als eine ungeklärte Reklamation. Diese Unterscheidung macht die Übergabeentscheidung nachvollziehbar.
Ein belastbarer Ablauf nach Fälligkeit
Die Übergabeentscheidung sollte einen konkreten Anlass haben. Dokumentieren Sie den letzten Kontakt und den internen Klärungsstand. So lässt sich beurteilen, welche Aufgabe Fortis übernehmen soll und welche Rückfrage weiterhin Ihr Unternehmen beantworten muss.
Konsequent und kundenorientiert kommunizieren
Ein fester Ansprechpartner kann erklären, welche Rechnung noch offen ist und was bisher besprochen wurde. Stimmen Sie neue Zusagen mit der laufenden Bearbeitung ab. Verschiedene Zahlungsziele aus Vertrieb und Buchhaltung erschweren eine Lösung.
Unterlagen für eine belastbare Forderungsakte
Eine geordnete Übergabe reduziert den Aufwand für wiederholte Rückfragen. Fassen Sie den Sachverhalt zusammen und legen Sie nur die zur Rechnung gehörenden Nachweise bei. Ungeklärte Positionen werden ausdrücklich benannt.
Eskalieren, ohne Zeit zu verlieren
Bewerten Sie den bisherigen Verlauf gemeinsam mit Betrag, Beleglage und weiteren Risiken. Eine wiederholte Standardmahnung ist keine neue Erkenntnis. Entscheidend ist, ob der nächste Schritt einen nachvollziehbaren Zweck erfüllt.
Quellen
Primärquellen und amtliche Informationen zu diesem Beitrag.
