Offene Posten mit Bankumsätzen abstimmen
Vor dem Mahnlauf müssen neue Bankumsätze den offenen Rechnungen zugeordnet werden. Prüfen Sie auch Sammelzahlungen und abweichende Verwendungszwecke. Ein Posten mit möglichem Zahlungseingang braucht eine konkrete Klärung, bevor er als unbezahlte Forderung weiterbearbeitet wird.
Pflichtfelder einer Offene-Posten-Liste
Für den Bankabgleich braucht jede offene Rechnung eine eindeutige Referenz. Führen Sie ursprünglichen Betrag und bisherigen Zahlungseingang getrennt. Sonst kann eine ähnliche Summe aus einem anderen Vorgang versehentlich als Treffer gelten.
Eine Überweisung kann mehrere Rechnungen betreffen oder nur einen Teilbetrag abdecken. Dokumentieren Sie die verwendeten Zuordnungsmerkmale. Reicht der Verwendungszweck nicht aus, bleibt der Eingang auf einer gesonderten Klärungsliste mit zuständiger Person und Termin.
Bank, Debitorenkonto und Gutschriften abstimmen
Prüfen Sie Betrag, Verwendungszweck und mögliche Sammelzahlungen zusammen. Dokumentieren Sie eine manuelle Zuordnung. Ungeklärte Eingänge erhalten eine konkrete Rückfrage, statt ohne weiteren Hinweis im nächsten Mahnlauf übergangen zu werden.
Den Abgleich zum Stichtag absichern
Halten Sie den Stand der Abstimmung zu einem festen Zeitpunkt fest. Später eingehende Buchungen müssen vor dem Versand erneut berücksichtigt werden. Eine ältere exportierte Mahnliste kann inzwischen bezahlte Rechnungen enthalten.
Stammdaten als Grundlage des Forderungseinzugs
Abweichende Kundennamen im Zahlungsverkehr erschweren die Zuordnung. Nutzen Sie verlässliche Vertrags- und Rechnungsbezüge zur Klärung. Änderungen an Stammdaten sollten die Verbindung zum ursprünglichen Vorgang erhalten.
Unklare Eingänge vor dem Mahnlauf klären
Bleibt ein plausibler Zahlungshinweis ungeklärt, ist die Zahlungsansprache vorab zu prüfen. Benennen Sie eine zuständige Person für den Abgleich. Das Ergebnis bestimmt, welcher Restbetrag gegebenenfalls weiterbearbeitet wird.
Quellen
Primärquellen und amtliche Informationen zu diesem Beitrag.
