Mahnung richtig schreiben: Muster, Fristen und häufige Fehler
Eine Mahnung ist mehr als eine freundliche Erinnerung: Sie setzt den Schuldner in Verzug und ist damit die Grundlage für Verzugszinsen und Inkassokosten. Umso wichtiger, dass sie formal korrekt ist.
Was in eine Mahnung gehört
Eine wirksame Mahnung ist eine eindeutige und bestimmte Aufforderung zur Zahlung. Sie sollte die Rechnungsnummer, den offenen Betrag, das ursprüngliche Zahlungsziel und eine klare Zahlungsfrist enthalten. Der Begriff „Mahnung“ muss nicht zwingend im Betreff stehen – entscheidend ist, dass der Gläubiger unmissverständlich die geschuldete Leistung verlangt.
Wann ist eine Mahnung entbehrlich?
Nach § 286 BGB tritt Verzug auch ohne Mahnung ein, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist – etwa „zahlbar bis 15.03.“ – oder wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Bei Verbrauchern tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, wenn darauf ausdrücklich hingewiesen wurde.
Sinnvolle Mahnstufen
Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine deutliche Mahnung mit Fristsetzung und eine letzte Mahnung mit Ankündigung des Inkassoverfahrens. Mehr als drei Mahnungen verschenken Zeit und signalisieren dem Schuldner, dass Nichtzahlung folgenlos bleibt.
Häufige Fehler: fehlende Fristen, unklare Beträge, keine Dokumentation des Zugangs und zu lange Wartezeiten zwischen den Mahnstufen.
Nach der letzten Mahnung: abgeben statt ärgern
Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, sollte die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben werden. Statistisch sinkt die Realisierungsquote mit jedem Monat, den eine Forderung unbearbeitet bleibt. Fortis Inkasso übernimmt ab der ersten Inkassomahnung den gesamten Prozess – auf Erfolgsbasis.