Offene Forderungen aus laufenden Verträgen: Sperre, Kündigung und Restbetrag trennen

Bei wiederkehrenden Leistungen entstehen regelmäßig neue Rechnungen, während der Vertrag fortbesteht. Zahlt der Kunde nicht, laufen technische Nutzung, Support, Lizenzplätze und Abrechnung möglicherweise weiter. Ohne klare Statuslogik vermischt das Unternehmen bereits fällige Entgelte mit zukünftigen, noch nicht verdienten Beträgen.

Hinzu kommen Kündigungen, Downgrades, Testphasen, Gutschriften und bestrittene Nutzungszeiten. Eine belastbare Forderungsakte bildet deshalb jede Abrechnungsperiode einzeln ab und verknüpft sie mit dem damaligen Vertrags- und Leistungsstatus.

Zuerst werden alle Leistungen bis zum Prüfdatum aufgeführt: Vertragsbeginn, Tarif, Abrechnungsperiode, gebuchte Nutzer oder Einheiten, Rechnung und Zahlung. Bei nutzungsabhängiger Abrechnung müssen Mess- oder Protokolldaten nachvollziehbar sein. Pauschale Salden ohne Leistungsbezug sind besonders anfällig für Einwände.

Gutschriften, Kulanz und Teilzahlungen gehören in denselben Verlauf. Wurde ein Tarif rückwirkend geändert oder eine Leistung zeitweise nicht bereitgestellt, ist der betroffene Betrag vor der Übergabe zu klären. Inkasso sollte nur den bereinigten, erklärbaren Saldo erhalten.

Eine Sperre kann die weitere Nutzung beschränken, beendet aber den Vertrag nicht automatisch. Ob sie zulässig ist, hängt von Vertrag, Kundengruppe, Schwere des Verstoßes und gegebenenfalls einer vorherigen Ankündigung ab. Kritische oder gesetzlich besonders geschützte Leistungen benötigen eine gesonderte Prüfung.

Technisch sollte das System Zeitpunkt, Umfang und Grund der Sperre protokollieren. Wenn nach einer Vollsperre weiterhin das volle nutzungsabhängige Entgelt berechnet wird, entsteht ein Erklärungsproblem. Grundpreis, bereits bereitgestellte Leistung und variable Nutzung sind getrennt zu betrachten.

Eine ordentliche Kündigung richtet sich nach Laufzeit und vereinbarter Frist. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund kann nach § 314 BGB in Betracht kommen; häufig ist zuvor eine Abmahnung oder Fristsetzung erforderlich, sofern keine Ausnahme greift. Die konkrete Vertragslage entscheidet.

Kündigungsgrund, Zugang und Beendigungsdatum müssen dokumentiert werden. Bei Verbraucherverträgen im elektronischen Geschäftsverkehr kann § 312k BGB für den Kündigungsprozess relevant sein. B2B- und B2C-Verträge dürfen deshalb nicht mit demselben Ablauf beendet werden.

Nach der Beendigung werden fällige Altbeträge, Entgelte bis zum Vertragsende, Gutschriften, Rückgaben und mögliche Schadensersatzpositionen getrennt. Nicht jede verbleibende Monatsrate wird automatisch zur sofort fälligen Hauptforderung. Eine Vorfälligstellung oder Schadensberechnung braucht eine rechtliche und vertragliche Grundlage.

Ersparte Aufwendungen und anderweitige Nutzungsmöglichkeiten können bei einer Schadensberechnung eine Rolle spielen. Pauschalen in AGB müssen wirksam sein. Der sichere Weg ist eine transparente Schlussabrechnung, die zwischen Leistungsentgelt und Schaden unterscheidet.

Ein einziges automatisches Schreiben mit Mahnung, Sperrandrohung, Kündigung und Gesamtforderung ist häufig unklar. Besser ist eine abgestufte Kommunikation: Zahlungserinnerung zur konkreten Rechnung, gesonderte Ankündigung einer möglichen Sperre, klare Kündigungserklärung und abschließende Saldenabrechnung.

Jede Nachricht nennt Vertragsnummer, betroffene Periode, Betrag und Kontaktweg für Einwände. So kann der Kunde eine Zahlung zuordnen oder einen konkreten Fehler melden. Das reduziert pauschales Bestreiten und erleichtert die spätere Beweisführung.

• Vertrag, Tarif, Laufzeit und wirksam einbezogene Bedingungen
• Abrechnungsperioden mit jeweiligem Leistungsnachweis
• Rechnungen, Zugang, Fälligkeit und Zahlungsverlauf
• Sperren mit Zeitpunkt, Umfang und Ankündigung
• Kündigung, Zugang und Beendigungsdatum
• Schlussabrechnung mit getrennten Entgelt- und Schadenspositionen
• Einwände, Supportfälle und Gutschriften

Zusätzlich sollte feststehen, ob der Vertrag weiterläuft. Ein Inkassofall darf nicht parallel neue Rechnungen erzeugen, ohne dass Bearbeiter und Kunde den Status verstehen. Schnittstellen zwischen Billing, CRM, Support und Forderungsmanagement sind deshalb Teil der Qualitätssicherung.

Ist der offene Saldo aus dem laufenden Vertrag bereinigt, startet Fortis das erste außergerichtliche Inkasso für den Gläubiger kostenlos. Bei vollständiger Realisierung erhält der Gläubiger seine Hauptforderung vollständig; ohne Erfolg fällt dafür keine Vergütung an. Gerichtliche Schritte, Recherchen und sonstige Fremdkosten werden separat freigegeben.

Übergeben Sie nicht nur eine Gesamtsumme, sondern Vertrag, Periodenabrechnungen, Sperr- und Kündigungsstatus sowie die Schlussabrechnung. So kann Fortis den tatsächlich fälligen Betrag nachvollziehbar ansprechen.

Laufzeit, Sperre, Kündigung und Restforderungen hängen von Vertrag, AGB, Kundengruppe und Leistung ab. Der Beitrag ersetzt keine Prüfung der konkreten Beendigung oder Schadensberechnung.