Factura no pagada: cuándo merece la pena una empresa de cobro de deudas?

En principio hay tres vías: la gestión interna en el propio sistema de reclamaciones, el traspaso a una empresa de cobro y la vía judicial mediante el procedimiento monitorio o la demanda. Estas vías no se excluyen, sino que se apoyan unas en otras.

La gestión interna es barata pero ocupa personal. El cobro externo escala mejor y el procedimiento judicial genera un título con una ejecutabilidad prolongada. Las facturas impagadas suelen tener una causa formal: falta el número de pedido, el destinatario es incorrecto o la descripción del servicio es ambigua. Un ciclo fijo es más eficaz que una revisión que solo se hace cuando alguien la pide.

Los límites aparecen donde los hechos pasan a ser discutidos. En un crédito impugnado, el requerimiento suele provocar oposición y llevar al procedimiento contencioso, con lo que se pierde la ventaja de tiempo.

La solvencia del deudor también limita el beneficio. Un título contra un deudor insolvente asegura el crédito a largo plazo, pero no aporta dinero a corto plazo. Cuanto más precisa sea la descripción de la prestación en la factura, más difícil resulta retrasar el pago con consultas. Para el supuesto planteado aquí rige lo siguiente: cuándo merece la pena una empresa de cobro de deudas?.

Para decidir cuenta la relación entre esfuerzo y rendimiento esperado. En importes pequeños decide la eficiencia del proceso; en importes grandes, la posibilidad real de ejecución frente a ese deudor concreto.

Los costes de reclamación pueden exigirse en principio como daño derivado de la mora; en el tráfico mercantil la cantidad fija de 40 euros se imputa a ellos. El reembolso, no obstante, presupone capacidad de pago. Una confirmación breve de recepción por parte del cliente ahorra después muchas discusiones. Las pequeñas mejoras en este punto se propagan a toda la cartera de créditos.

En la práctica funciona bien clasificar en cuatro campos: no discutido y reciente, no discutido y antiguo, discutido y reciente, discutido y antiguo. Los créditos antiguos no discutidos deben ir pronto a cobro; los discutidos, primero a aclaración.

La matriz no sustituye el análisis del caso concreto, pero reduce las discusiones internas y acelera la decisión de forma considerable. En servicios recurrentes, una estructura de factura uniforme evita que surjan consultas desde el principio. Traducido a la práctica significa: cuándo merece la pena una empresa de cobro de deudas?.

El siguiente paso recomendado depende de si el crédito está discutido. Si no lo está y el plazo ha vencido, el traspaso a una empresa de cobro suele ser la vía más eficiente. Si está discutido, primero toca aclarar las objeciones.

No es posible pronunciarse sobre el resultado. Lo decisivo es que el caso esté documentado por completo y se traspase sin más pérdida de tiempo. Cuando una factura queda impagada, la prueba de la entrega y del contenido de la factura es el primer punto que se revisa. En la práctica, la fiabilidad rinde antes que la presión.