Offene Posten und DSO: Was die Kennzahl wirklich aussagt

Ausgangspunkt ist der Verzug. Nach § 286 BGB tritt er durch Mahnung ein, spätestens jedoch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; gegenüber Verbrauchern nur dann, wenn in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde.

Ab Verzugseintritt können Verzugszinsen berechnet werden: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun Prozentpunkte, wenn kein Verbraucher beteiligt ist. Im Geschäftsverkehr kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro in Betracht. Eine gepflegte Offene-Posten-Liste ist die Grundlage für jede Auswertung zu DSO und Altersstruktur. Ein fester Turnus ist wirksamer als eine Prüfung, die nur bei Bedarf stattfindet.

Im Detail müssen drei Voraussetzungen zusammenkommen: ein wirksam entstandener Anspruch, dessen Fälligkeit und der Verzug des Schuldners. Fehlt eine dieser Stufen, sind Zinsen und Kosten nicht durchsetzbar, auch wenn der Betrag als solcher unstreitig ist.

Auch die Person des Schuldners muss eindeutig bestimmt sein: richtige Firmierung, Rechtsform und Anschrift. Verwechslungen führen im Mahnverfahren zu Verzögerungen. Ein monatlicher Blick auf die Altersstruktur zeigt Verschiebungen früher als jede Einzelfallprüfung. Der Bezug zum Beitragsthema ist unmittelbar: Was die Kennzahl wirklich aussagt.

Die Berechnung erfolgt taggenau ab Verzugseintritt auf den offenen Betrag. Maßgeblich ist der jeweils geltende Basiszinssatz zuzüglich des gesetzlichen Aufschlags. Läuft der Verzug über einen Stichtag hinaus, wird der Zeitraum abschnittsweise gerechnet.

Die Dokumentation gehört in den Vorgang, nicht in eine separate Tabelle. Bei einer Übergabe an Inkasso oder Gericht ist sie sonst nicht auffindbar. Positionen ohne Bewegung über mehrere Monate gehören auf eine eigene Prüfliste. In der Praxis zahlt sich Verlässlichkeit schneller aus als Nachdruck.

Der häufigste Fehler ist Abwarten. Wer erst nach Monaten reagiert, verliert Informationen, Ansprechpartner und im Insolvenzfall auch Quote. Ebenso kritisch sind unbestimmte Fristen wie „umgehend“, ein fehlender Nachweis über den Zugang der Rechnung und Mahnungen ohne konkrete Betragsaufstellung. Der Aufwand dafür ist einmalig, der Nutzen wiederholt sich mit jedem Vorgang.

Ein weiteres Risiko ist lückenhafte Dokumentation. Wenn niemand belegen kann, wann welche Mahnung versendet wurde, wird die Durchsetzung im Streitfall unnötig aufwendig. In der Offene-Posten-Liste sollten Rechnungsnummer, Fälligkeit, Restbetrag, Mahnstufe und letzter Kontakt je Position sichtbar sein. Der thematische Kern bleibt dabei: Was die Kennzahl wirklich aussagt.

Für Gläubiger bedeutet das konkret: Liquidität wird planbarer, wenn Verzugsfolgen konsequent geltend gemacht werden. Nebenforderungen sind dabei weniger Ertragsquelle als Signal, dass Zahlungsziele ernst gemeint sind.

Bei laufenden Kundenbeziehungen empfiehlt sich eine klare, aber sachliche Kommunikation der Konsequenzen. Transparenz vor der Fälligkeit ist wirksamer als Nachdruck danach. Offene Posten werden monatlich mit den Bankumsätzen abgestimmt, damit keine Scheinforderungen entstehen. Diese Sorgfalt kostet Minuten und spart im Streitfall Tage.