Inkasso nach einer Teilzahlung: Restforderung und Zinsen korrekt zuordnen

Der Beitrag betrifft deutsche B2B-Forderungen und den Umgang mit einzelnen Teilzahlungen nach Fälligkeit. Verbraucherforderungen, Verbraucherdarlehen, grenzüberschreitende Forderungen sowie US- und Spanien-Inkasso bleiben getrennte Content-Bereiche. Für Verbraucherdarlehen enthält § 497 BGB eine besondere Tilgungsreihenfolge; sie darf nicht ungeprüft auf gewöhnliche B2B-Rechnungen übertragen werden.

Eine Teilzahlung ist zunächst nur eine Leistung, die den offenen Gesamtbetrag nicht vollständig deckt. Sie schafft nicht automatisch einen Zahlungsplan und verschiebt auch nicht ohne Weiteres die Fälligkeit des Restes. Eine Ratenzahlungsvereinbarung regelt dagegen mindestens Ratenhöhe, Termine, Zinsen, Kosten und Folgen eines Ausfalls. Deshalb bleibt der vorhandene Fortis-Beitrag zur Ratenzahlung als eigener Spezialartikel bestehen.

Bei mehreren offenen Rechnungen und mehreren Forderungsbestandteilen sind zwei Fragen nacheinander zu beantworten. Erst danach steht fest, welcher Hauptbetrag weiterhin Zinsen trägt.

Welche Schuld wird getilgt? Nach § 366 Abs. 1 BGB darf der Schuldner bei der Leistung bestimmen, auf welche von mehreren gleichartigen Forderungen gezahlt wird - etwa durch Rechnungsnummer oder Verwendungszweck.

Welcher Bestandteil dieser Schuld wird getilgt? Reicht die Zahlung nicht für Hauptleistung, Zinsen und Kosten, sieht § 367 Abs. 1 BGB grundsätzlich die Reihenfolge Kosten, Zinsen, Hauptleistung vor.

Fehlt bei mehreren Schulden eine Bestimmung, ordnet § 366 Abs. 2 BGB die Leistung nach gesetzlichen Kriterien zu: zunächst auf die fällige, dann unter anderem auf die weniger gesicherte, für den Schuldner lästigere und ältere Schuld. Sind die Kriterien gleich, erfolgt die Tilgung verhältnismäßig. Eine klare Rechnungsreferenz verhindert solche Auslegungsfragen.

Bestimmt der Schuldner ausdrücklich eine andere Reihenfolge, kann der Gläubiger die Annahme nach § 367 Abs. 2 BGB ablehnen. Wer die Zahlung annimmt, sollte den Verwendungszweck deshalb nicht stillschweigend durch eine eigene Wunschbuchung ersetzen. Unklare oder widersprüchliche Angaben gehören in die fachliche Prüfung, bevor Mahnung, Saldenbestätigung oder Inkassoübergabe aktualisiert werden.

Das folgende Beispiel zeigt die Mechanik, nicht die rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Es unterstellt eine unbestrittene B2B-Rechnung, wirksamen Verzug, keine anrechenbaren Rechtsverfolgungskosten und keine abweichende Tilgungsbestimmung.

Seit 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 %. Bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucher liegt der gesetzliche Verzugszinssatz nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte darüber. Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs zum 1. Januar oder 1. Juli, müssen die Zinsabschnitte getrennt berechnet werden. Für ältere oder spätere Zeiträume ist jeweils der damals gültige Basiszinssatz zu verwenden.

• ursprüngliche Hauptforderung mit Rechnungsnummer und Fälligkeit
• festgestellter Verzugsbeginn und Rechtsgrund des Zinssatzes
• Zinsabschnitte mit Basiszinssatz, Aufschlag, Tagen und Zwischensumme
• zulässige Kosten mit Datum und Beleg
• jede Zahlung mit Betrag, Eingangstag und vollständigem Verwendungszweck
• angewandte Tilgungsbestimmung oder gesetzliche Zuordnungsregel
• verbleibende Hauptforderung, offene Zinsen und offene Kosten getrennt

Die Restforderung sollte nie nur als einzelne Zahl im Freitext stehen. Eine chronologische Aufstellung macht sichtbar, wie sich jeder Saldo verändert hat. Sie verhindert außerdem, dass Zinsen versehentlich weiter auf einen bereits getilgten Teil der Hauptforderung berechnet werden.

Verzugszinsen laufen nur auf den jeweils noch offenen verzinslichen Hauptbetrag. Nach der wirksamen Anrechnung einer Zahlung beginnt deshalb für den nächsten Zeitraum eine neue Berechnungsbasis. Die Grundformel lautet: offene Hauptforderung × Jahreszinssatz × Verzugstage / 365. Schaltjahre und vertragliche Besonderheiten sollten im verwendeten Berechnungssystem konsistent behandelt und fachlich geprüft werden.

Der Zinslauf beginnt nicht automatisch mit dem Rechnungsdatum. Maßgeblich sind Fälligkeit und Verzug nach § 286 BGB oder eine andere tragfähige Rechtsgrundlage. Auch Gutschriften, Aufrechnungen, Stornos oder berechtigte Einwände können den Saldo verändern und müssen vor der Fortschreibung berücksichtigt werden.

Bedeutet die Teilzahlung ein Anerkenntnis?

§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB nennt ausdrücklich Abschlagszahlung, Zinszahlung und Sicherheitsleistung als mögliche Anerkenntnishandlungen, durch die die Verjährung neu beginnt. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede Zahlung automatisch den gesamten vom Gläubiger errechneten Restbetrag bestätigt. Entscheidend sind die erkennbare Erklärung, der Zahlungszweck und die Begleitumstände.

Vermerke wie „nur auf Rechnung 4711“, „ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“ oder ein gleichzeitig erhobener Einwand können die Auslegung beeinflussen. Unternehmen sollten deshalb Zahlung, Verwendungszweck und begleitende Kommunikation unverändert sichern. Der Umfang eines möglichen Anerkenntnisses und der neue Fristbeginn gehören bei verjährungsnahen Fällen in eine individuelle rechtliche Prüfung.

Eine automatische Saldenfortschreibung ist nur für eindeutige Fälle geeignet. Eine manuelle Prüfung ist insbesondere erforderlich, wenn:

• mehrere Rechnungen offen sind und der Verwendungszweck fehlt oder widersprüchlich ist
• der Schuldner eine bestimmte Anrechnung erklärt hat
• Kosten, Zinssatz oder Verzugsbeginn bestritten werden
• die Zahlung als Vergleich, Schlusszahlung oder unter Vorbehalt bezeichnet wird
• ein Verbraucher, ein Verbraucherdarlehen, eine Abtretung oder ein Insolvenzfall betroffen ist
• Verjährung droht oder aus der Zahlung ein Anerkenntnis hergeleitet werden soll
• Ein belastbarer Ablauf in sechs Schritten

Zahlung erfassen: Betrag, Eingangstag, Absenderkonto und vollständigen Verwendungszweck sichern.

Schuld bestimmen: Rechnung, Vertrag und gegebenenfalls mehrere offene Forderungen abgleichen.

Saldo prüfen: Gutschriften, Gegenbuchungen, frühere Zahlungen, Zinsen und belegte Kosten aktualisieren.

Anrechnung dokumentieren: Zahlungsbestimmung und angewandte gesetzliche Reihenfolge im Vorgang festhalten.

Restforderung berechnen: Hauptforderung, Zinsen und Kosten getrennt ausweisen und den nächsten Zinsabschnitt neu starten.

Nächsten Schritt festlegen: Bestätigung, neue Frist, Klärung, Inkasso oder rechtliche Prüfung mit Verantwortlichem und Termin versehen.

Nach einer Teilzahlung beginnt kein völlig neuer Fall, aber eine neue Saldenprüfung. Wer erst die betroffene Schuld bestimmt, dann Kosten, Zinsen und Hauptforderung sauber trennt und den nächsten Zinsabschnitt mit dem richtigen Restkapital berechnet, schafft eine belastbare Grundlage für weitere Kommunikation oder Inkasso. Unklare Zahlungszwecke, Sonderregeln und Verjährungsfragen gehören in die Prüfung - nicht in eine automatische Differenzbuchung.