Forderungsmanagement und EU-Zahlungsverzug: Stand der geplanten Neuregelung

Der Vorschlag COM(2023) 533 für eine EU-Verordnung gegen Zahlungsverzug befindet sich weiterhin im Gesetzgebungsverfahren. Vorgeschlagene Vorgaben dürfen daher nicht als bereits verbindliches Recht dargestellt werden. Für deutsche Forderungen gelten weiterhin insbesondere Vertrag, BGB und die bestehenden europäischen Vorgaben. Unternehmen sollten den Verfahrensstand beobachten, aber Zahlungsziele, Mahnlogik und Zinsberechnung nicht vorsorglich auf noch nicht verabschiedete Regeln umstellen. Jede Aktualisierung muss Quelle und Geltungsdatum nennen. Für die konkrete Fragestellung „Stand der geplanten Neuregelung“ wird diese Voraussetzung im Prüfvermerk ausdrücklich mit Datum und Belegstelle festgehalten.

Für den Schwerpunkt „Stand der geplanten Neuregelung“ sollte ein kurzer Prüfvermerk festhalten, welche Tatsachen vorliegen, welche Regel angewendet wird und auf welchen Rechts- oder Datenstand sich die Aussage bezieht. Vertrag, Rechnung, Leistungsnachweis und Kommunikation werden dabei in einer Akte zusammengeführt. Bei „Stand der geplanten Neuregelung“ entscheidet dieser Kontrollpunkt darüber, ob der Standardprozess greift oder eine individuelle Klärung erforderlich ist.

Ob der Schuldner als Unternehmer oder Verbraucher gehandelt hat, beeinflusst Verzugszinsen, 30-Tage-Regel, Informationspflichten und Kommunikation. Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur mit besonderem Hinweis; gesetzliche Verzugszinsen liegen grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung sind es grundsätzlich neun Prozentpunkte. Die Einordnung richtet sich nach dem konkreten Rechtsgeschäft, nicht nur nach Beruf oder Firmenbezeichnung. Mischfälle und Einzelunternehmer erfordern daher eine saubere Vertragsprüfung. Im Zusammenhang mit „Stand der geplanten Neuregelung“ darf der Prozess erst weiterlaufen, wenn Verantwortlichkeit, Frist und Ausnahmeweg im System eindeutig gesetzt sind.

Für wiederkehrende Fälle empfiehlt sich eine Checkliste mit Pflichtfeldern und einem Vier-Augen-Schritt. Ein grüner Status darf erst gesetzt werden, wenn die erforderlichen Unterlagen vorliegen; andernfalls geht der Vorgang gezielt in die Klärung. Für „Stand der geplanten Neuregelung“ sollte die Qualitätskontrolle den Saldo und die zugrunde liegenden Buchungen nochmals gegen die Originalbelege abgleichen.

Bei Verzug mit einer Entgeltforderung kann ein Gläubiger nach § 288 Abs. 5 BGB grundsätzlich eine Pauschale von 40 EUR verlangen, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Die Pauschale entsteht nicht für jede Mahnung neu. Sie ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist. Zusätzlich können Verzugszinsen und nachgewiesener weiterer Schaden in Betracht kommen. Voraussetzung bleibt, dass Verzug, Entgeltforderung und Schuldnereigenschaft korrekt festgestellt und dokumentiert sind. Bei „Stand der geplanten Neuregelung“ entscheidet dieser Kontrollpunkt darüber, ob der Standardprozess greift oder eine individuelle Klärung erforderlich ist.

Das Unternehmen sollte die Bearbeitung so gestalten, dass Standardfälle schnell laufen und Streit-, Insolvenz-, Datenschutz- oder Verjährungsrisiken automatisch ausgesteuert werden. Der Mensch entscheidet dort, wo Daten oder Rechtslage nicht eindeutig sind. Das Ergebnis zu „Stand der geplanten Neuregelung“ wird mit aktuellem Saldo, nächstem Termin, Entscheidungsgrund und zuständiger Person dokumentiert. Im Forderungsmanagement sollte die Regel so gestaltet sein, dass Standardfälle automatisiert und Ausnahmen bewusst geprüft werden.

Klare Zahlungsziele, Abschläge, Vorauszahlungen, Sicherheiten und Kreditlimits reduzieren das Risiko vor Fälligkeit. Bedingungen müssen wirksam in den Vertrag einbezogen und auf Rechnung und Bestellung konsistent wiedergegeben werden. Kreditlimits sollten sich an Umsatz, Zahlungsverhalten, Bonität und Konzentrationsrisiko orientieren und regelmäßig überprüft werden. Vertriebsausnahmen brauchen Genehmigung und Ablaufdatum. Bei steigenden Rückständen sind weitere Lieferungen, Leistungsfortsetzung und Sicherheiten rechtlich und kaufmännisch zu prüfen, statt das Limit stillschweigend immer weiter zu erhöhen. Für „Stand der geplanten Neuregelung“ sollte die Qualitätskontrolle den Saldo und die zugrunde liegenden Buchungen nochmals gegen die Originalbelege abgleichen.

Vor der Eskalation sind Bankbuchungen, Gutschriften, Retouren, Teilzahlungen, Einwände, Insolvenzsignale und Verjährungsdaten erneut abzugleichen. Buchhalterisch offen bedeutet weder automatisch fällig noch unbestritten; die Entscheidung muss aus der vollständigen Akte folgen. Für die konkrete Fragestellung „Stand der geplanten Neuregelung“ wird diese Voraussetzung im Prüfvermerk ausdrücklich mit Datum und Belegstelle festgehalten.

Ein wirksames Forderungsmanagement verteilt Rollen eindeutig: Vertrieb pflegt Vertrags- und Ansprechpartnerdaten, Leistungseinheiten sichern Nachweise, Buchhaltung verbucht und mahnt, Recht oder Inkasso bewertet Eskalationen, die Geschäftsleitung setzt Risikolimits. Für Streitfälle, hohe Beträge, Raten, Abschreibungen und Lieferstopps sind Genehmigungsgrenzen festzulegen. Ein regelmäßiges Review betrachtet Kennzahlen und Einzelfälle. Gemeinsame Definitionen verhindern, dass jede Abteilung denselben Kunden mit anderem Saldo oder anderer Frist bearbeitet. Das Ergebnis zu „Stand der geplanten Neuregelung“ wird mit aktuellem Saldo, nächstem Termin, Entscheidungsgrund und zuständiger Person dokumentiert.

Am Ende steht eine dokumentierte Entscheidung mit aktuellem Saldo, nächster Frist und verantwortlicher Person. Für geeignete unstreitige Forderungen kann Fortis Inkasso GmbH & Co. KG den strukturierten außergerichtlichen Einzug anschließen, ohne eine Erfolgs- oder Rechtsgarantie zu versprechen. Im Zusammenhang mit „Stand der geplanten Neuregelung“ darf der Prozess erst weiterlaufen, wenn Verantwortlichkeit, Frist und Ausnahmeweg im System eindeutig gesetzt sind.