Forderungsmanagement-Software gezielt auswählen

Beschreiben Sie die zu automatisierenden Aufgaben vor der Produktauswahl. Bankabgleich, Fristen und Dokumentenprüfung benötigen unterschiedliche Eingaben. Prüfen Sie, wie die Lösung widersprüchliche Daten erkennt und welche Fälle zur manuellen Klärung gehen.

Nutzen Sie für jede Vorführung dieselben Testfälle: Teilzahlung, Gutschrift, bestrittene Rechnung und falsche Anschrift. Halten Sie fest, welche Schritte manuell bleiben. Auch Datenexport und Rückgabe bei Vertragsende gehören in den Vergleich.

Muss-Kriterien ergeben sich aus Bestand, vorhandenen Systemen und Zuständigkeiten. Halten Sie Schnittstellen, Rechte, Historie und Datenexport im Vergleich fest. Eine lange Funktionsliste sagt wenig darüber aus, ob Ihr konkreter Ablauf funktioniert.

Testen Sie die Übergabe mit fehlenden Belegen und nachträglichen Zahlungen. Prüfen Sie auch die Rückmeldung bei einem Fehler. Der richtige Fall muss nach einem erneuten Import erkennbar bleiben, ohne unbemerkt doppelt angelegt zu werden.

Lassen Sie die Rechtevergabe und die Korrektur falscher Angaben zeigen. Prüfen Sie, welche Daten in Exporten enthalten sind. Dokumentieren Sie außerdem den vorgesehenen Umgang mit Zugängen und Daten bei einem Anbieterwechsel.

Ein Software-Dashboard sollte zu konkreten Arbeitsaufträgen führen. Lassen Sie vom Kennzahlenwert bis zum betroffenen Vorgang navigieren. Nur so wird sichtbar, ob die angezeigte Entwicklung auf nachvollziehbaren Rechnungs- und Zahlungsdaten beruht.