Partidas abiertas en la factura electrónica: calidad de datos y asignación automática

El eje: calidad de datos y asignación automática. Para los acreedores importa sobre todo qué cambio afecta directamente a plazos, intereses u obligaciones de prueba, y desde cuándo debe estar reflejado en los propios sistemas.

El tipo básico alemán se ajusta el 1 de enero y el 1 de julio y lo publica el Deutsche Bundesbank. Los intereses de demora se calculan sobre él con un recargo de cinco puntos porcentuales frente a consumidores y de nueve puntos cuando no interviene un consumidor. Una mirada mensual a la estructura de antigüedad revela desplazamientos antes que cualquier revisión individual. Cuanto antes se aclare este punto, menos tiempo costará la exigencia posterior.

Están afectadas prácticamente todas las empresas que trabajan con plazos de pago, desde talleres y oficios hasta el comercio, el comercio electrónico, los prestadores de servicios y los proveedores de SaaS. La diferencia está menos en el sector que en el volumen y la estructura de los créditos.

En el tráfico mercantil rigen en parte valores distintos que frente a consumidores. Quien atiende a ambos grupos debería mantener dos conjuntos de reglas separados en el sistema. Las posiciones sin movimiento durante varios meses deben ir a una lista de revisión aparte. Traducido a la práctica significa: calidad de datos y asignación automática.

Para la operativa diaria significa sobre todo retrabajo en datos maestros y plantillas. Afecta al cálculo de intereses, a las cartas de reclamación, a los planes de pago aplazado y a todos los informes basados en partidas abiertas y días de mora.

La posición negociadora también cambia. Unos accesorios más altos aumentan la presión para pagar, pero hacen aún más importante un desglose transparente del importe total. En la lista de partidas abiertas deben verse por posición el número de factura, el vencimiento, el saldo restante, el nivel de reclamación y el último contacto. Así el expediente sigue siendo comprensible para compañeros sin conocimiento previo.

El desarrollo se divide en etapas claras. Paso uno: comprobar vencimiento y mora. Paso dos: recordar por escrito fijando un plazo de fecha cierta. Paso tres: cuantificar los intereses de demora y los costes de recobro. Paso cuatro: escalar en cuanto el plazo venza sin resultado. En la práctica, la fiabilidad rinde antes que la presión.

En Alemania la mora se produce como máximo 30 días después del vencimiento y de la recepción de la factura, frente a consumidores solo si se advirtió de esa consecuencia. Desde ese momento pueden calcularse intereses de demora. Las partidas abiertas se concilian mensualmente con los movimientos bancarios para que no se reclamen importes ya cobrados. La relación con el asunto de este artículo es directa: calidad de datos y asignación automática.

Tres ámbitos siguen mereciendo seguimiento: el ajuste semestral del tipo básico, la evolución de las insolvencias empresariales y de consumidores, y las siguientes fases de la obligación de factura electrónica. Los tres inciden directamente en la cartera de créditos y en el diseño del proceso.

Los datos de este artículo reflejan la situación en la fecha de publicación. Para una aplicación concreta conviene comprobar los valores actuales y el caso individual. Una lista de partidas abiertas bien mantenida es la base de cualquier análisis de DSO y de antigüedad. Un ciclo fijo es más eficaz que una revisión que solo se hace cuando alguien la pide.