Inkasso-Schnittstellen: Forderungsübergabe direkt aus der Buchhaltung
Forderungen einzeln per Formular einreichen? Bei fünf Fällen im Jahr kein Problem – bei fünfzig im Monat ein Zeitfresser. Schnittstellen zwischen Buchhaltungssoftware und Inkassosystem automatisieren die Übergabe vollständig.
So funktioniert die technische Anbindung
Über eine API oder einen strukturierten Datenaustausch werden überfällige Posten nach definierten Regeln automatisch an das Inkassounternehmen übergeben – etwa alle Rechnungen, die 14 Tage nach der letzten Mahnstufe offen sind. Stammdaten, Rechnungskopien und Mahnhistorie wandern gleich mit. Rückmeldungen wie Zahlungen, Ratenpläne und Statuswechsel fließen automatisch zurück in die Buchhaltung.
Der einfache Einstieg: Excel-Übergabe
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine API. Für den Start genügt die strukturierte Übergabe per Excel-Tabelle: Schuldnerdaten, Rechnungsnummern, Beträge, Fälligkeiten – einmal pro Woche exportiert und übermittelt. Fortis Inkasso richtet die Dauerbeauftragung wahlweise per Schnittstelle oder Excel-Import ein und passt den Prozess an die vorhandenen Systeme an.
Was die Automatisierung bringt
Konsequenz ist im Forderungsmanagement wichtiger als Härte: Automatisierte Übergaben stellen sicher, dass keine Forderung liegen bleibt, altert und schließlich verjährt. Gleichzeitig sinkt der interne Aufwand auf nahezu null – das Mahnwesen läuft, während sich das Team um das Kerngeschäft kümmert.